Personvernerklæring

Vi behandler personopplysninger for å levere en digital arbeids- og driftsplattform til virksomheter og deres brukere. Appen brukes blant annet til konto- og brukeradministrasjon, timeregistrering, sjekklister, kundeoppfølging, kjøretøyoversikt, arbeidsordre, utleieordre, dokumentasjon, kontraktsaksept, rapportering og abonnement/betaling.

Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger som kan behandles i WorkReg, hvorfor vi behandler dem, hvilket rettslig grunnlag vi bruker, hvem opplysningene kan deles med, hvor lenge de lagres, og hvilke rettigheter du har etter personvernregelverket, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Best Entreprenør AS er normalt behandlingsansvarlig for opplysninger knyttet til egen drift av appen, kontoer, betaling, sikkerhet og support. Når en virksomhet bruker WorkReg til å administrere ansatte, kunder, arbeidsoppdrag, kjøretøy, bilder, kontrakter eller rapporter, kan virksomheten være behandlingsansvarlig og WorkReg opptre som databehandler etter avtale med virksomheten.

Erklæringen gjelder for deg som bruker appen, registrerer en konto, er invitert inn i en virksomhetskonto, er ansatt eller oppdragstaker hos en virksomhet som bruker WorkReg, er kunde hos en slik virksomhet, mottar en kontrakt eller delingslenke, eller på annen måte kommuniserer med oss gjennom tjenesten.

Dersom du er kunde eller ansatt hos en virksomhet som bruker WorkReg, kan virksomheten ha egne personvernerklæringer eller interne rutiner som beskriver hvordan de bruker opplysningene i sin virksomhet.

Konto- og brukeropplysninger: navn, e-postadresse, profilbilde, passord i kryptert form, tilgangsnivå, valgt konto, invitasjoner, sist aktivitet, innloggingsstatus, mislykkede innloggingsforsøk og eventuell sperring av konto.

Virksomhetsopplysninger: kontonavn, firmanavn, organisasjonsnummer, firmaadresse, e-post, telefonnummer, abonnement, betalingsstatus og tilganger knyttet til abonnementet.

Ansatt- og arbeidsdata: navn, e-post, adressefelt, arbeidstid, inn- og utstempling, arbeidstimer, overtid, pauser eller justeringer, arbeidsmaler, notater og rapporteringsdata.

Kunde- og oppdragsdata: kundenavn, adresse, postnummer, sted, land, telefon, e-post, kundenummer, referansenummer, ordreopplysninger, fakturaadresse, nøkkelopplysninger, meldinger, interne notater og oppdragsstatus.

Sjekklistedata og dokumentasjon: sjekklister, utførte punkter, tidspunkt, avkrysninger, fritekstnotater, verdier i skjema, bilder, kvitteringer, OCR-resultater, korrigeringer og tilknytning til kunde, ansatt, kjøretøy eller ordre.

Kjøretøy- og utleiedata: registreringsnummer, merke, modell, farge, kilometerstand, serviceinformasjon, vognkort, utleieperiode, hente- og leveringssted, depositum, leiebeløp, hendelser, skader, kostnader, refusjonstype og kundeoppfølging.

Kontrakts- og akseptdata: dokumentnavn, lagringssti, filtype, filstørrelse, kontrollsum, kunde-e-post, utsendelsestidspunkt, visningstidspunkt, aksepttidspunkt, navn og e-post ved aksept, IP-adresse, brukeragent, tokenstatus, påminnelser og aksepttekst.

Betalings- og abonnementsdata: valgt abonnement, pris, valuta, betalingsstatus, betalings-e-post, PayPal ordre-ID, capture-ID, transaksjons-ID, opprettelsesdato og betalingsdato.

Tekniske data: IP-adresse, brukeragent, informasjonskapsler, lokal lagring, enhets- og nettleserinformasjon, feillogger og sikkerhetsrelaterte hendelser.

Levere appen og administrere brukere: Vi bruker konto-, bruker- og tilgangsopplysninger for å opprette kontoer, logge inn brukere, håndtere invitasjoner, styre tilgang til moduler og vise riktig virksomhetskonto. Behandlingen er normalt nødvendig for å oppfylle avtale med deg eller virksomheten du er tilknyttet.

Timeregistrering, sjekklister og rapportering: Vi behandler arbeidsdata, sjekklister, bilder, kvitteringer og rapportgrunnlag for at virksomheten kan dokumentere arbeid, kontrollpunkter, avvik, timer og utførte oppdrag. Behandlingen skjer normalt for å oppfylle avtale med virksomheten, eller på grunnlag av virksomhetens berettigede interesse eller rettslige forpliktelser.

Kunde-, arbeidsordre- og utleieoppfølging: Vi bruker kunde-, ordre-, kjøretøy- og hendelsesdata for å planlegge, gjennomføre, dokumentere og følge opp arbeid, utleie, leveranser, kundedialog og fakturagrunnlag. Behandlingen er nødvendig for avtaleforhold og berettigede interesser knyttet til drift og dokumentasjon.

Kontrakter og godkjenninger: Vi behandler kontraktsmetadata, kundens e-post, visningsdata og akseptdata for å sende, vise, dokumentere og administrere godkjenning av kontrakter. Dette er nødvendig for avtaleoppfyllelse, dokumentasjon og for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Betaling og abonnement: Vi behandler betalings- og abonnementsdata for å tilby abonnementer, starte og bekrefte betalinger, gi tilgang etter valgt plan og oppfylle regnskaps- og bokføringskrav.

Kundeservice, varsler og kommunikasjon: Vi kan bruke kontaktinformasjon, meldingsinnhold, systemvarsler og supporthistorikk for å svare på henvendelser, sende invitasjoner, passordlenker, verifikasjonskoder, kontraktspåminnelser, rapporter eller andre tjenestemeldinger.

Sikkerhet og misbruksforebygging: Vi behandler tekniske data, innloggingshendelser, IP-adresser og aktivitetsdata for å beskytte appen, forhindre uautorisert tilgang, oppdage feil, håndtere misbruk og sikre stabil drift.

Forbedring av tjenesten: Vi kan bruke tekniske data, feillogger, bruksdata og aggregert statistikk for å forbedre funksjonalitet, ytelse, brukeropplevelse og sikkerhet. Der det er mulig bruker vi aggregerte eller avidentifiserte data.

WorkReg kan bruke OCR og automatisert tekstgjenkjenning for å lese opplysninger fra bilder, kvitteringer eller vognkort og foreslå utfylling av felt i sjekklister, kjøretøyoversikt eller arbeidsordre. Resultater kan inneholde verdi, råtekst og tillitsnivå, og brukere kan korrigere opplysningene.

Automatiserte forslag brukes som hjelp i arbeidsflyten. Der opplysningene får betydning for videre behandling, bør de kontrolleres av en bruker før de legges til grunn for beslutninger eller rapportering.

WorkReg bruker nødvendige informasjonskapsler og lokal lagring for innlogging, sesjonshåndtering, valgt virksomhetskonto, brukerinnstillinger og grunnleggende funksjonalitet. Du kan ikke velge bort disse i appen, fordi de er nødvendige for at tjenesten skal fungere sikkert og riktig.

Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres i nettleseren din. Lokal lagring fungerer på en lignende måte, men informasjonen sendes ikke automatisk med hver forespørsel slik en informasjonskapsel kan gjøre.

WorkReg bruker per i dag ikke informasjonskapsler for bruksanalyse, sideoptimalisering eller målrettet markedsføring. Dersom slike løsninger tas i bruk senere, vil vi informere om formål, leverandør, varighet og be om samtykke der loven krever det.

Du kan slette informasjonskapsler og lokal lagring i nettleseren din. Det kan føre til at du blir logget ut, må velge virksomhetskonto på nytt, eller at enkelte innstillinger og snarveier nullstilles.

Vi deler personopplysninger bare når det er nødvendig for formålene beskrevet i denne erklæringen, når vi har et gyldig behandlingsgrunnlag, eller når vi er rettslig forpliktet til det.

IT- og driftleverandører: WorkReg bruker leverandører for hosting, database, fillagring, e-post, autentisering, sikkerhet og teknisk drift. Dette kan omfatte leverandører som Vercel, Supabase, Resend og tilsvarende underleverandører.

Betalingsleverandører: Ved betaling eller abonnement kan nødvendige betalingsopplysninger deles med PayPal eller annen betalingsleverandør for å opprette, gjennomføre og bekrefte betaling.

Virksomhetskontoer og autoriserte brukere: Opplysninger som legges inn i en virksomhetskonto kan være tilgjengelige for administratorer og brukere i samme virksomhet, avhengig av tilgangsnivå og modulrettigheter.

Kunder og mottakere av delingslenker: Dersom virksomheten deler kontrakter, rapporter, bilder eller offentlig galleri via WorkReg, kan de opplysningene som inngår i delingen vises til mottakeren av lenken.

Offentlige myndigheter og rådgivere: Vi kan dele opplysninger med myndigheter, revisorer, advokater eller andre rådgivere når det er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser eller håndtere krav og tvister.

Noen leverandører kan behandle eller gi tilgang til personopplysninger fra land utenfor EU/EØS. Slike overføringer skal bare skje når det finnes et gyldig overføringsgrunnlag etter GDPR, for eksempel EUs standard kontraktsklausuler, adekvansbeslutning eller andre godkjente mekanismer.

Der det er nødvendig vurderes risikoen ved overføringen og relevante tilleggstiltak.

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene de ble samlet inn for, så lenge kontoen eller avtaleforholdet består, eller så lenge lovpålagte plikter krever det.

Konto- og brukerdata lagres normalt så lenge brukeren eller virksomhetskontoen er aktiv. Arbeidslogger, sjekklister, ordredata, kontrakter, bilder, kvitteringer og rapportgrunnlag lagres så lenge virksomheten trenger dokumentasjonen for drift, regnskap, reklamasjoner, HMS, avtaleoppfølging eller rettslige krav.

Betalings- og regnskapsdata lagres i den perioden bokførings- og regnskapsregler krever. Midlertidige verifikasjonskoder, passordtilbakestillinger, invitasjoner og offentlige delingslenker slettes, utløper eller sperres når de ikke lenger er nødvendige.

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap, endring og misbruk. Tiltakene kan omfatte tilgangsstyring, passordhashing, sesjonssikkerhet, rollebaserte tilganger, begrensede offentlige lenker, logging, sikker lagring, sikkerhetskopiering og løpende vedlikehold.

Tilgang til personopplysninger skal begrenses til personer og leverandører som trenger opplysningene for å levere, drifte eller støtte tjenesten.

Du kan ha rett til innsyn, retting, sletting, begrensning av behandling, dataportabilitet og til å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Dersom behandlingen bygger på samtykke, kan du trekke samtykket tilbake når som helst.

Rettighetene kan være begrenset dersom vi må beholde opplysninger for å oppfylle lovpålagte krav, dokumentere et avtaleforhold, ivareta sikkerhet, eller fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Dersom opplysningene behandles på vegne av en virksomhet som bruker WorkReg, kan vi måtte henvise forespørselen din til virksomheten som behandlingsansvarlig.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at behandlingen av personopplysninger er i strid med personvernregelverket.

Behandlingsansvarlig: Best Entreprenør AS.

Organisasjonsnummer: 918 909 356

Adresse: Ringeriksveien 350, 3406 Tranby.

E-post for personvernforespørsler: best-entreprenor@outlook.com

Dersom du bruker WorkReg gjennom arbeidsgiver eller en annen virksomhet, kan du også kontakte administratoren eller personvernansvarlig i den aktuelle virksomheten.

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen når appen, behandlingen eller regelverket endres. Ved vesentlige endringer vil vi informere på en egnet måte.

Sist oppdatert: 10. september 2026.